Poslovni sekretar skrbi, da informacije, dokumenti in dogovori v podjetju pravočasno pridejo do pravih ljudi.
Ureja poslovno dokumentacijo, usklajuje sestanke ter povezuje vodstvo, zaposlene, stranke in zunanje sodelavce.
Njegovo delo zato ni omejeno na posamezna pisarniška opravila, temveč pomembno prispeva k organiziranemu vsakdanu podjetja.
Delovni dan pogosto začne s pregledom elektronske pošte, koledarja in nalog, ki jih je treba opraviti. Med drugim pripravlja dopise, poročila, zapisnike, predstavitve in drugo poslovno gradivo. Hkrati vodi evidence ter skrbi, da so dokumenti ustrezno razvrščeni, shranjeni in dostopni ljudem, ki jih potrebujejo.
Z dokumentacijo je tesno povezano tudi organiziranje sestankov. Poslovni sekretar uskladi termine, rezervira prostor in udeležencem posreduje potrebno gradivo. Po sestanku lahko pripravi zapisnik ter spremlja, katere naloge so bile dogovorjene in do kdaj jih je treba opraviti. Podobno lahko načrtuje tudi službene poti, pri katerih uredi prevoz, nastanitev in časovni razpored.
Med opravljanjem teh nalog je pogosto tudi prva oseba, s katero stopijo v stik stranke in poslovni partnerji.
Odgovarja na telefonske klice in elektronska sporočila, sprejema obiskovalce ter jih poveže z ustreznimi zaposlenimi. Če podjetje posluje s tujino, pri komunikaciji uporablja tudi tuje jezike.
Čeprav večino dela opravlja v pisarni in za računalnikom, njegov dan ni vedno predvidljiv. Načrtovane obveznosti lahko prekinejo nujno sporočilo, nepričakovan obisk ali sprememba urnika vodstva. Takrat mora hitro presoditi, kaj je treba urediti najprej, in poiskati rešitev, ne da bi pri tem zanemaril druge naloge.
Pri delu so zato pomembni organiziranost, natančnost, samostojnost in zanesljivost.
Poslovni sekretar mora dobro pisno in ustno komunicirati, poznati pravila poslovnega dopisovanja ter samozavestno uporabljati pisarniške in komunikacijske programe. Ker ima lahko dostop do poslovnih, finančnih in osebnih podatkov, mora z zaupnimi informacijami ravnati diskretno in odgovorno.
Za delo poslovnega sekretarja ni določena samo ena izobraževalna pot. Ustrezna osnova je lahko srednja strokovna izobrazba ekonomske ali upravne smeri, delodajalci pa za zahtevnejša delovna mesta pogosto pričakujejo višjo ali visokošolsko izobrazbo.
V Sloveniji je na voljo tudi dveletni višješolski študijski program Poslovni sekretar, ki vključuje praktično izobraževanje v podjetjih. Vanj se je mogoče vpisati po opravljeni splošni ali poklicni maturi, ob izpolnjevanju dodatnih pogojev pa tudi po mojstrskem, delovodskem ali poslovodskem izpitu.
Po končanem izobraževanju se lahko poslovni sekretar zaposli v podjetjih, javnih zavodih, društvih, izobraževalnih ustanovah in drugih organizacijah. V manjšem podjetju običajno prevzame širši nabor nalog, v večjem pa se lahko osredotoči na podporo vodstvu ali posameznemu oddelku.
